Virkeområde

KapitalKontroll AS leverer KK2 som er et webbaserte egeninkassosystem som ligger på KapitalKontrolls egne servere. KapitalKontroll AS er systemleverandør, våre kunder er behandlingsansvarlige og har ansvar for at de opplysninger som registreres inn i KK2 er riktige, relevante og nødvendige for deres arbeid i systemene. Det er kunden som har ansvar for å rette eventuelle feil, mangler eller annet vedrørende personopplysningene i KK2.

Virkeområdet for disse retningslinjene er KapitalKontrolls AS sitt ansvar som databehandler.

Ansvar for håndtering av personopplysninger

Brukeren av KK2 er behandlingsansvarlig. Personvernforordningens regler om behandlingsansvarlige plikter følges derfor opp av KapitalKontroll AS sine kunder.

Disse retningslinjene gjelder KapitalKontroll AS sitt ansvar i henhold til personvernforordningens regler om Databehandlers ansvar.

Alle ansatte i KapitalKontroll AS har undertegnet taushetserklæring med hensyn til enhver opplysning eller ethvert forhold vedkommende direkte og/eller indirekte får i forbindelse med sitt arbeid.

Definisjoner

Databehandler

Annet selskap utenfor behandlingsansvarlige som behandler personopplysningene på vegne av Behandlingsansvarlig.

Behandlingsansvarlig

Den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Behandlingsansvarlig er Kunden som bruker KK2.

Risiko

Uttrykk for kombinasjon av sannsynlighet for skade på menneske, miljø eller andre materielle og immaterielle verdier og alvorlighets-graden av denne skaden (konsekvens).

Risikoanalyse

Systematisk fremgangsmåte for å beskrive og/eller beregne risiko.

Databehandleravtale:

En avtale mellom databehandler og behandlingsansvarlig om hvordan personopplysninger skal behandles. Grunnlaget for KapitalKontroll AS sin behandling av personopplysninger er en egen avtale med kunden (Behandlingsansvarlig) om bruk av KK2. Det er inngått databehandleravtale med alle kunder som bruker KK2.

Lagring av personopplysninger i KK2 er for bruk i saksbehandling ved innfordring av misligholdte pengekrav Nedenfor er det eksempler på opplysninger som lagres i KK2:

• Navn
• Adresse
• Personnummer/Organisasjonsnummer
• Opplysning om kravet
• Notater tatt under saksbehandling
• Betalingshistorikk
• Tiltak gjennomført som ledd i innfordringen av krav, sikkerhet for kravet og andre saker mot samme skyldner

Retting av opplysninger

Behandlingsansvarlig retter eventuelle feil i opplysningene som er registrert og er ansvarlig for å korrigere alle opplysninger som ikke lenger er riktige eller relevante.

KapitalKontroll AS retter opplysninger i følgende tilfeller:

• Avsluttede saker slettes etter 5 år. Slettingen skjer daglig.

Følgende saker slettes likevel ikke:

• Kumulerte saker
• Innkumulerte saker slettes kun sammen med hovedsak
• Skyggesaker slettes kun sammen med hovedsak

Sammen med sak slettes følgende:

• Fakturainformasjon
• Innbetalinger
• Notater
• Tiltak
• Debitorer uten aktive saker slettes etter 5 år
• Saksnotater knyttet til en konkret sak slettes sammen med sakene
• Debitornotater som gjelder en debitor slettes samtidig med sletting av debitor
• Alle opplysninger knyttet til en kunde dersom kunden sier opp kontraktsforholdet med KapitalKontroll AS slettes etter 4 måneder

Innsyn i opplysninger Behandlingsansvarlig gir innsyn i opplysninger som er registrert.

Logg over utlevering av opplysninger

KapitalKontroll AS utleverer ikke opplysninger til andre enn behandlingsansvarlige. Det er behandlingsansvarlige som fører logg over utleverte opplysninger.

Avvik

Dersom personopplysninger kommer på avveie er det databehandlers ansvar å rapportere avviket.

Dersom personopplysninger kommer på avveie som følge av en sentral inntrenging eller ved feil hos KapitalKontroll AS vil KapitalKontroll AS melde dette i henhold til personvernforordningen til Datatilsynet, og til den databehandler som er rammet av hendelsen.